電子印章憑借、便捷、可追溯的優(yōu)勢(shì)，逐漸成為政務(wù)服務(wù)、商業(yè)合作中的重要工具。但實(shí)體印章作為傳統(tǒng)憑證載體，在部分場(chǎng)景中仍具有不可替代的作用。如何實(shí)現(xiàn)電子印章與實(shí)體印章的并存管理，平衡效率與，成為各類(lèi)市場(chǎng)主體與政務(wù)部門(mén)面臨的重要課題。
一、并存管理的必要性：場(chǎng)景適配與功能互補(bǔ)
電子印章與實(shí)體印章的并存，本質(zhì)是對(duì)不同應(yīng)用場(chǎng)景需求的適配。在政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域，“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)電子印章在審批文件、電子證照、政府采購(gòu)合同等場(chǎng)景的全覆蓋——企業(yè)辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照變更、社保登記等業(yè)務(wù)時(shí)，通過(guò)電子印章可完成全流程線上簽署，無(wú)需反復(fù)跑腿提交紙質(zhì)材料；但在涉及線下存檔、跨區(qū)域合作中未普及電子簽章系統(tǒng)的合作方等場(chǎng)景，實(shí)體印章仍需作為法定憑證使用，例如部分老舊小區(qū)改造項(xiàng)目的居民意見(jiàn)征集協(xié)議，需居民現(xiàn)場(chǎng)簽署實(shí)體印章文件以確保意愿真實(shí)性。
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，二者的功能互補(bǔ)更為明顯。大型企業(yè)的內(nèi)部審批、線上合同簽署可通過(guò)電子印章快速完成，縮短流程周期；而涉及銀行開(kāi)戶、不動(dòng)產(chǎn)登記等需線下核驗(yàn)原件的場(chǎng)景，實(shí)體印章仍是必要環(huán)節(jié)。此外，對(duì)于初創(chuàng)企業(yè)或小微企業(yè)，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，實(shí)體印章可作為過(guò)渡工具，逐步與電子印章形成協(xié)同，避免因技術(shù)適配問(wèn)題影響業(yè)務(wù)開(kāi)展。這種“線上用電子、線下用實(shí)體”的模式，既符合數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，又兼顧了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的需求。
二、制度先行：構(gòu)建分類(lèi)管理與權(quán)責(zé)明確的規(guī)則體系
實(shí)現(xiàn)電子印章與實(shí)體印章的有序并存，首要任務(wù)是建立清晰的管理制度，明確二者的使用范圍、審批流程與責(zé)任主體。
1.分類(lèi)劃定使用場(chǎng)景
政務(wù)部門(mén)與企業(yè)需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定《印章使用場(chǎng)景清單》。例如，政府部門(mén)可規(guī)定：線上政務(wù)服務(wù)平臺(tái)生成的電子文件、跨部門(mén)協(xié)同審批的流轉(zhuǎn)材料，必須使用電子印章；涉及重大項(xiàng)目簽約、線下存檔的紙質(zhì)文件，使用實(shí)體印章。企業(yè)可明確：內(nèi)部員工勞動(dòng)合同、線上供應(yīng)商合作協(xié)議等高頻業(yè)務(wù)用電子印章；涉及投融資合同、不動(dòng)產(chǎn)交易等重大事項(xiàng)的紙質(zhì)文件，用實(shí)體印章，并同步生成電子版本存檔，實(shí)現(xiàn)“實(shí)體簽章 電子存證”雙重保障。
2.統(tǒng)一審批與授權(quán)機(jī)制
無(wú)論是電子印章還是實(shí)體印章，均需納入統(tǒng)一的審批體系。對(duì)于電子印章，通過(guò)電子印章管理系統(tǒng)設(shè)置分級(jí)授權(quán)——法定代表人擁有zui高授權(quán)權(quán)限，部門(mén)負(fù)責(zé)人可獲得特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景的用章授權(quán)，普通員工需發(fā)起用章申請(qǐng)并經(jīng)審批通過(guò)后方可使用，審批記錄實(shí)時(shí)同步至區(qū)塊鏈存證，確?？勺匪荨?duì)于實(shí)體印章，需建立“專(zhuān)人保管、雙人復(fù)核、登記備案”制度：印章由指定人員保管，存放于帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜中；使用時(shí)需填寫(xiě)《實(shí)體印章使用登記表》，注明用章事由、文件名稱(chēng)、使用時(shí)間，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由保管人與復(fù)核人共同開(kāi)箱取章，用章后及時(shí)歸位并拍照存檔。
3.動(dòng)態(tài)更新管理規(guī)范
隨著電子印章應(yīng)用場(chǎng)景的拓展（如電子印章與電子營(yíng)業(yè)執(zhí)照、電子發(fā)票的深度融合），需定期更新管理制度。例如，新增“電子印章跨平臺(tái)使用規(guī)則”，明確企業(yè)在政府采購(gòu)管理服務(wù)平臺(tái)、企業(yè)服務(wù)e窗通等不同平臺(tái)使用電子印章的銜接流程；針對(duì)實(shí)體印章，補(bǔ)充“損壞補(bǔ)辦、注銷(xiāo)回收”條款，規(guī)定實(shí)體印章磨損后需提交原印章及相關(guān)證明材料至備案刻章公司銷(xiāo)毀，同時(shí)申請(qǐng)新印章，避免舊印章流失引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。
三、技術(shù)支撐：打通數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)全生命周期協(xié)同監(jiān)管
技術(shù)是保障電子印章與實(shí)體印章并存管理的核心。依托電子簽章聯(lián)盟區(qū)塊鏈、政務(wù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)等技術(shù)底座，構(gòu)建“線上線下一體化”的監(jiān)管體系。
1.電子印章全流程數(shù)字化監(jiān)管
電子印章管理系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)對(duì)電子印章“制作-授權(quán)-使用-注銷(xiāo)”全生命周期的跟蹤。系統(tǒng)與公安備案系統(tǒng)、市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)的企業(yè)信息庫(kù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，企業(yè)申請(qǐng)電子印章時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份信息，確保資質(zhì)合規(guī)；使用電子印章簽署文件時(shí)，系統(tǒng)生成的數(shù)字簽名，包含用章時(shí)間、用章主體文件內(nèi)容哈希值等信息，同步上傳至區(qū)塊鏈，不可篡改。同時(shí)，系統(tǒng)支持“一鍵驗(yàn)章”功能，合作方通過(guò)掃描文件上的二維碼，即可在官方平臺(tái)查詢印章備案信息與用章記錄，驗(yàn)證文件真?zhèn)巍?/span>
2.實(shí)體印章智能化溯源管理
為解決實(shí)體印章“使用難追溯、風(fēng)險(xiǎn)難防控”的問(wèn)題，部分企業(yè)與政務(wù)部門(mén)已引入智能印章設(shè)備。智能印章內(nèi)置芯片與定位模塊，每次使用時(shí)需通過(guò)人臉識(shí)別或密碼驗(yàn)證，設(shè)備自動(dòng)記錄用章時(shí)間、地點(diǎn)、文件影像，并將數(shù)據(jù)上傳至管理平臺(tái)；若出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的用章操作，設(shè)備會(huì)立即鎖定并推送預(yù)警信息至管理人員。此外，實(shí)體印章的刻制、補(bǔ)辦、注銷(xiāo)均需通過(guò)北京公安機(jī)關(guān)備案系統(tǒng)完成，備案信息與電子印章管理系統(tǒng)互通——企業(yè)注銷(xiāo)實(shí)體印章時(shí)，需先在電子系統(tǒng)提交注銷(xiāo)申請(qǐng)，經(jīng)核驗(yàn)無(wú)未辦結(jié)用章業(yè)務(wù)后，方可到備案刻章公司辦理銷(xiāo)毀，實(shí)現(xiàn)“實(shí)體印章?tīng)顟B(tài)與電子備案信息同步更新”。
3.數(shù)據(jù)互通與場(chǎng)景融合
正推動(dòng)電子印章與實(shí)體印章的信息互通，例如在政務(wù)服務(wù)中，企業(yè)使用實(shí)體印章簽署的紙質(zhì)文件，可通過(guò)OCR識(shí)別、人工核驗(yàn)后生成電子掃描件，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的電子印章備案信息，存入政務(wù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)文件電子化存檔、電子信息可追溯”；在企業(yè)合作中，線上簽署的電子合同若需線下補(bǔ)充條款，可打印電子合同并加蓋實(shí)體印章，同時(shí)在電子印章系統(tǒng)中更新合同版本，標(biāo)注實(shí)體簽章的內(nèi)容與時(shí)間，確保線上線下文件的一致性。
四、風(fēng)險(xiǎn)防控：筑牢防線，避免管理漏洞
電子印章與實(shí)體印章并存，需防范“電子印章被冒用、實(shí)體印章被盜用”的雙重風(fēng)險(xiǎn)，北京從技術(shù)、管理、人員三個(gè)維度構(gòu)建屏障。
1.技術(shù)層面：多重加密與身份核驗(yàn)
電子印章采用國(guó)家密碼管理局認(rèn)可的SM4加密算法，確保數(shù)字簽名的性；使用時(shí)需通過(guò)多因素認(rèn)證（如法定代表人手機(jī)驗(yàn)證碼 人臉識(shí)別），防止賬號(hào)被盜用。實(shí)體印章的智能設(shè)備除了定位與影像記錄功能，還具備防拆解、防復(fù)制設(shè)計(jì)，避免印章被私自仿刻；部分設(shè)備支持遠(yuǎn)程鎖定，管理人員可在發(fā)現(xiàn)異常時(shí)，通過(guò)管理平臺(tái)實(shí)時(shí)凍結(jié)印章使用權(quán)限。
2.管理層面：定期審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)排查
政務(wù)部門(mén)與企業(yè)需每月開(kāi)展印章使用審計(jì)——通過(guò)電子印章管理系統(tǒng)導(dǎo)出用章記錄，核對(duì)用章事由與審批流程是否匹配；檢查實(shí)體印章使用登記表，確認(rèn)每一次用章均有完整的審批手續(xù)與影像存檔。同時(shí)，每季度開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查電子印章授權(quán)是否超范圍、實(shí)體印章保管是否符合規(guī)范，對(duì)發(fā)現(xiàn)的漏洞及時(shí)整改，例如收回離職員工的電子印章授權(quán)、更換磨損的實(shí)體印章保管保險(xiǎn)柜密碼。
3.人員層面：加強(qiáng)培訓(xùn)與責(zé)任意識(shí)
針對(duì)不同崗位人員開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)：對(duì)印章保管人員，培訓(xùn)智能印章設(shè)備的操作方法、應(yīng)急處理流程（如設(shè)備故障時(shí)的備用簽章方案）；對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)員工，講解電子印章與實(shí)體印章的使用場(chǎng)景差異、用章申請(qǐng)流程，避免因操作失誤導(dǎo)致用章無(wú)效；對(duì)管理人員，培訓(xùn)印章風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別技巧，例如如何通過(guò)區(qū)塊鏈存證記錄排查異常用章行為。同時(shí)，明確“誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)用章、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的責(zé)任機(jī)制，若因違規(guī)用章引發(fā)法律糾紛，將追究相關(guān)人員責(zé)任，從源頭杜絕僥幸心理。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，電子印章與實(shí)體印章的并存不是過(guò)渡狀態(tài)，而是長(zhǎng)期適配不同場(chǎng)景需求的必然選擇。通過(guò)“制度明確使用邊界、技術(shù)實(shí)現(xiàn)協(xié)同監(jiān)管、防控筑牢防線”的管理模式，既能發(fā)揮電子印章在提升政務(wù)服務(wù)效率、降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本中的優(yōu)勢(shì)，又能保障實(shí)體印章在傳統(tǒng)場(chǎng)景中的合法性與性。?
