實驗室在內(nèi)部審核、外部審核及日常運行中，常常會遇到被開出不符合項需要整改的情況，如何對不符合項進行原因分析、采取糾正措施并跟蹤驗證往往困擾著質(zhì)量管理領域的初學者。常見的問題是原因分析不深入，未能找到根本原因，停留于表面，導致同樣的問題再次發(fā)生。此外，采取的糾正措施與問題產(chǎn)生的原因不匹配，未提供充分的糾正措施證據(jù)，未能舉一反三對相同的問題進行糾正等，導致采取的糾正措施無效。我們根據(jù)多年的糾正措施整改經(jīng)驗，在本文中闡述如何深入分析不符合項的根本原因，并采取行之有效的糾正措施。
一、原因分析
實驗室在開展與檢測相關的活動中，發(fā)生的不符合通常有如下原因：
1.質(zhì)量管理體系文件未涉及準則中部分條款的內(nèi)容；
2.質(zhì)量管理體系文件的規(guī)定與準則要求偏離；
3.質(zhì)量管理體系文件中對某項活動有明確的規(guī)定，但實驗室或?qū)嶒炇夷硞€工作人員違反規(guī)定；
4.質(zhì)量管理體系文件中對某項活動有明確的規(guī)定，但實驗室未執(zhí)行；
5.質(zhì)量管理體系文件中對某項活動有明確的規(guī)定，實驗室有執(zhí)行，但是執(zhí)行不到位；
6.實驗室的某個工作人員個人工作失誤。
在進行原因分析時，可按照以上6個方面有淺及深，找到問題產(chǎn)生的根源。
二、糾正措施
在制定糾正措施時，糾正措施必須與原因分析中闡述的原因一一對應。通常，糾正措施應包含以下內(nèi)容：
1.修訂或增加體系文件，如對質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格進行修訂，增加新的程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格；
2.對不符合進行糾正，不符合可能涉及人、機、料、法、環(huán)各個方面。比如對檢測員重新進行考核、某設備重新進行檢定/校準、購買符合要求的環(huán)境條件監(jiān)控設備、購買符合要求的原料、對標準重新進行查新或方法驗證等；
3.如有證據(jù)表明發(fā)現(xiàn)的不符合影響到以往檢測結果的準確性，且檢測報告已發(fā)出，則需要追回檢測報告，重新送樣檢測；
4.舉一反三，核查實驗室檢測活動的其他環(huán)節(jié)、其他部門、其他人員等是否存在相同的問題，如果有類似問題，一并進行糾正；
5.培訓和宣貫，對準則、修訂或增加的質(zhì)量管理體系文件、標準進行培訓或宣貫，避免類似問題的再次發(fā)生。
在制定糾正措施時，可參照以上5個方面進行。實驗室按照制定好的糾正措施進行整改時，應有充分的證明材料，證明材料主要有以下幾個方面：
1.凡涉及文件修訂或新增的，必須有文件控制記錄，比如文件的發(fā)放、回收、修訂記錄復印頁。必須有修訂頁修訂前后復印頁、修訂文件修訂內(nèi)容前后復印頁，新增的文件應有新增文件的復印件；
2.凡涉及采購物品的，應用采購合同或發(fā)票復印件。涉及校準/檢定的，應有校準/檢定證書復印件。涉及人員考核上崗的，應有考核記錄復印件。涉及耗材驗收的，應有驗收記錄復印件。涉及環(huán)境條件監(jiān)控的，應有監(jiān)控記錄復印件；
3.凡涉及重新檢測的，應有整改前后客戶委托單、檢測原始記錄、檢測報告的復印件；
4.凡進行舉一反三，核查相同問題的，應有核查記錄；
5.凡涉及培訓和宣貫的，必須有培訓宣貫記錄復印件，如有考核的，應有考核記錄復印件。注意，采取的糾正措施證明材料必須與糾正措施一一對應。在編制整改報告時，可將各不符合項的糾正措施表、證明資料裝訂在一起，便于查閱。
