機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，那么，如何做好檔案文件的歸檔整理工作呢？
一、將全部文件收集起來
文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進(jìn)行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。
二、按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選
一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。
三、劃分類別和級別
篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。
四、確定保管期限
凡是在本機(jī)關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。
五、修繕文件內(nèi)容
對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。
六、對文件進(jìn)行編號
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然后用歸檔章編號。
七、裝盒并編制檢索目錄
按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。
