不管是在辦公室還是家里，紙質(zhì)文件都會越積累越多。如果長時間不去整理和收拾，就會越來越亂。而且很難判斷哪些文檔需要保留，哪些可以扔掉。
其實我們只要制定一個整理計劃，再采用一些科學(xué)的整理收納方法，就可以很快而且有效的將其進(jìn)行整理收納，比想象中容易得多。一起來試試吧。
一、文件整理
1、翻閱類和記錄文件
首先需要逐一翻閱所有的文件，確定文件的類型，將其分類。你可以拿一枝筆，一邊查看一邊用紙記錄下來。
比如：雜貨店的收據(jù)，你可以記錄為“生活支出”。如果一份文件內(nèi)容比較多，包含的信息比較多，就在旁邊注明。
2、設(shè)置文件分類
根據(jù)上一步你翻閱記錄的文件信息，設(shè)文件類別，然后每個類別一個文件夾。設(shè)置類別要合適，類別不要太寬也不要太狹窄。
類別要將剛記錄的文件都包含進(jìn)去，而且要考慮以后增加的文件也應(yīng)該能包含。比如：票據(jù)、家庭、健康、工作/業(yè)務(wù)、教育等。
3、文件顏色
將不同類別的文件夾設(shè)置為不同的顏色，會幫助你更快更方便識別，一目了然而無需任何思考。比如：綠色文件夾裝的各種票據(jù)，紅色文件夾表示私人物品，藍(lán)色文件夾代表是醫(yī)藥相關(guān)。
4、整理文件
再次檢查文件，看看還有沒有沒有收拾亂糟糟的。還有沒有什么是不再需要的。不再需要的就將其丟進(jìn)垃圾桶。如果不知道是不是應(yīng)該保存某份文件，可以問下自己什么時候還會用到，是不是會用到。
大部分情況下，收據(jù)是凌亂的罪魁禍?zhǔn)?，所以如果不是特別需要保留，建議丟棄，如果不確定，可以留存電子文檔。
5、裝進(jìn)箱子
根據(jù)個人需求，選一個合適的文件箱，將剛剛分類好的文件都裝進(jìn)去。箱子的大小和形狀根據(jù)自己的文件多少以及放置的空間來確定。
如果文件實在太多，比如辦公室里面，可能會需要一個專門的文件柜來收納。家庭等文件比較少的地方，一個箱子就搞定了。
記得文件柜 要稍微買好一點的，如果容易破裂或者把手松了，那你剛剛收納的辛苦可能白費了。：）
二、評估文件內(nèi)容
1、確定有效期
有的文件雖然很重要，但是可能只需要保留幾個星期，而有的文件可能需要保存幾十年。所以我們可以每隔幾個星期來檢查下對時間比較敏感的文件，比如銀行記錄、保修卡等。如果超過有效期的，就可以扔掉啦。
2、銷毀銀行文件
銀行會產(chǎn)生很多文件，比如開戶協(xié)議、信用卡對賬單、存款單、取款單。除了存款單需要保留，其它文件在核對準(zhǔn)確無誤后，是可以銷毀的。敏感信息，記得撕碎哦。
3、保險單據(jù)
保險單一般很重要，需要保存時間比較長。但對于過期的保單或者已經(jīng)更換了后的舊保單，也沒有保存價值，可以扔掉，還是記得撕碎敏感信息。
4、納稅證明
如果有家庭或者個人收入納稅證明，輕盡可能的長期保存，除非你確定它們沒有任何用途才扔。
5、各種證明
出生證明、死亡證明、結(jié)婚證、遺囑等重要的文件，應(yīng)該長期保存，而且要保存在干燥的環(huán)境，防止回潮。用塑料文件袋裝好可以防止折疊或者磨損。
三、文件收納
1、準(zhǔn)備收納的工具
正確的收納可以確保文件整潔有序，而且保存的比較。可以根據(jù)自己的實際情況選擇合適的整理收納工具。比如可能會用到：黑色記號筆、分類的文件夾、不同的顏色標(biāo)簽、文件箱、文件柜、文件夾、標(biāo)簽紙、打孔器等。
2、貼標(biāo)簽
準(zhǔn)備好的新文件夾，可以在上面貼上標(biāo)簽，寫上文件夾中存放的文件類型，用記號筆寫識別。標(biāo)簽上可以六點恐怖，以便涂點不同的顏色來快速識別。
3、排序
如果文件夾太多，可以按照一定的規(guī)則進(jìn)行排序。按照拼音首字母排序也可以，按照類別排序也可以。文件夾可以排序，文件夾里面的文件也可以進(jìn)行排序。 多重排序也可以，比如先按照類別排序，同類別再按照日期排序。
4、用顏色標(biāo)識
醒目的顏色可以讓人在時間、不假思索的就能找到需要的文件，所以如果有必要，可以為不同的文件設(shè)置不同的顏色。盡量讓顏色和類別相匹配，比如和票據(jù)有關(guān)的，用綠色。和醫(yī)藥有關(guān)的用藍(lán)色。
5、取出常用文件
如果每天或者經(jīng)常都在用的文件，先不要著急放進(jìn)收納箱。這些文件可以放在桌面上，或者其它隨手可以拿到的地方，這樣用起來才方便。給常用文件夾貼上標(biāo)簽識別或者用顏色識別，這樣就能很方便的識別。
6、放入文件
盡可能的將擺在外面的文件或者掛在墻上的文件進(jìn)行收納，這樣干凈整潔又有效率。
四、文件的保持
1、檢查損壞
隨時時間的推移、很多文件都會產(chǎn)生磨損而損壞，所以我們要注意保護(hù)文件，特別是重要的文件。如果發(fā)現(xiàn)損壞，記得修復(fù)或者復(fù)印等。
2、重新檢查
過段時間重新檢查下收納的文件，可能我們次收納因為沒經(jīng)驗或者時間緊迫，收納不怎么合理。再次檢查的時候會發(fā)現(xiàn)，也可以重新進(jìn)行更科學(xué)的收納整理。
3、細(xì)分類型
隨著時間的推移，會產(chǎn)生越來越多的文件。如果當(dāng)時的文件分類中的文件太多時候，還可以對以前的分類進(jìn)行二次分類，分很多子類型。比如財務(wù)下面再分支出和收入。
4、合理使用標(biāo)簽
根據(jù)情況，合適的使用標(biāo)簽，可以減少混亂。標(biāo)簽可以進(jìn)一步細(xì)分文件系統(tǒng)，所以很好用。隨時準(zhǔn)備一個標(biāo)簽機(jī)，也沒幾個錢，隨手打印，隨手分類。
