一、總 則
1、文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程，進(jìn)一步完善文書檔案盒管理工作，特制訂本制度。
2、歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
二、文書檔案管理
1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責(zé)范圍。
2、文書檔案歸檔范圍
凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；（2）本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經(jīng)營合同等；（3）本單位經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；（4）企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。
3、文書檔案歸檔要求
（1）已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標(biāo)注密級（絕密、機密、秘密）。
（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
（3）存檔文件必須為原件，至少三份（包括復(fù)印件）。
（4）文件歸檔時要有交接手續(xù)。
（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續(xù)）。
（6）各部門的文書和具體辦文人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。
4、文書檔案的借閱
（1）檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續(xù)。
（2）根據(jù)公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案（已標(biāo)注密級）和一般文書檔案兩種。
（3）因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任、主管副總經(jīng)理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任、主管副總簽字外還必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如遇特殊情況，屬機密、秘密性的文書檔案可由部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任簽字后可借閱。
（4）因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借出。
（5）借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還，借閱時間一般不得超過，如因需要超過借閱時間，借閱人應(yīng)提前向公司辦檔案室說明，并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將根據(jù)超過時間長短給予相應(yīng)處罰。
（6）檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對到期未還的檔案應(yīng)及時催還，歸還時要當(dāng)面點清并放回原處。
（7）借閱人應(yīng)妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，否則將依照規(guī)定給予直接扣罰2-10分；如發(fā)生失密、泄密現(xiàn)象，要及時匯報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，采取補救措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任，給公司造成經(jīng)濟損失的，要給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴(yán)重的給予辭退或開除處理。
（8）凡從公司辦借出的文書檔案資料，因工作需要復(fù)印，需經(jīng)辦公室主任同意簽字后，方可復(fù)印，使用后需將復(fù)印件歸還公司辦，個人不得留存，如因工作需要無法拿回復(fù)印件，需報公司辦批準(zhǔn)，由辦公室主任酌情處理，并在借閱登記薄中注明。
5、文書檔案的保管及銷毀
（1）檔案室檔案管理員有責(zé)任對各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
（2）公司對所有文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司辦檔案室負(fù)責(zé)。
（3）檔案室檔案管理員要對各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理，并分類、立卷、編目。
（4）文書檔案保管期限分為、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司辦及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。
