策劃、籌備和組織大型會(huì)議、活動(dòng)，是黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）經(jīng)常會(huì)遇到的一項(xiàng)工作，往往具有重要的政治意義和的社會(huì)關(guān)注度。大型活動(dòng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中，精心的策劃和科學(xué)的組織是應(yīng)重點(diǎn)把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

精心策劃

策劃是為了完成既定目標(biāo)，解決特定問(wèn)題，借助科學(xué)方法和藝術(shù)手段構(gòu)思、設(shè)計(jì)、制定工作方案的過(guò)程。做好大型活動(dòng)需考慮如下策劃工作：

一是挖掘深刻的政治內(nèi)涵。黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動(dòng)除了展示黨政機(jī)關(guān)形象、倡導(dǎo)模范行為之外，往往還有傳遞思想、表明立場(chǎng)等深刻的政治內(nèi)涵。要以政治內(nèi)涵為指導(dǎo)思想和工作原則，以政治內(nèi)涵主導(dǎo)構(gòu)思、貫徹行動(dòng)。

二是構(gòu)思新穎的活動(dòng)創(chuàng)意。獨(dú)特的創(chuàng)意往往能深刻表現(xiàn)特定的內(nèi)涵，越是宏大的內(nèi)涵越需要通過(guò)完整的創(chuàng)意規(guī)劃和細(xì)膩的創(chuàng)意題材體現(xiàn)出來(lái)。當(dāng)然，銳意創(chuàng)新不等于放任冒險(xiǎn)，黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動(dòng)求新求變的前提是、平穩(wěn)、順利。

三是搭建豐滿的主題框架。大型活動(dòng)的主題和內(nèi)涵確定后，策劃者需要構(gòu)建合理、可行的活動(dòng)單元作為主題的表現(xiàn)手段。大型活動(dòng)在強(qiáng)調(diào)活動(dòng)整體性的同時(shí)，必須高度重視不同的活動(dòng)單元間架結(jié)構(gòu)的合理性及過(guò)渡空間的可通過(guò)性。

四是勾勒完美的組織細(xì)節(jié)。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。細(xì)節(jié)所勾畫出的細(xì)膩與精致，往往能夠讓人在感受大型活動(dòng)濃厚氛圍的同時(shí)，引導(dǎo)人去關(guān)注活動(dòng)中的細(xì)微之處，從而給人留下更加難忘的印象。

科學(xué)組織

組織工作是大型活動(dòng)的主干，組織越科學(xué)，內(nèi)容越精彩。按進(jìn)程，大型活動(dòng)的組織可分為不同階段，各個(gè)階段之間互相支撐又共同作用。

一是充分的可行性研究階段。舉辦大型活動(dòng)，必須考慮活動(dòng)是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預(yù)期效果。要預(yù)先對(duì)活動(dòng)能否穩(wěn)妥舉辦并實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果進(jìn)行詳細(xì)的研究，以確保大型活動(dòng)決策的正確。同時(shí)要重視對(duì)活動(dòng)實(shí)施后的政治輿論、社會(huì)影響、經(jīng)濟(jì)效益的科學(xué)預(yù)測(cè)和效果評(píng)估。

二是嚴(yán)格的審查批準(zhǔn)階段。大型活動(dòng)舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數(shù)情況下，由于需要設(shè)置戶外大型廣告、搭建大會(huì)展臺(tái)及布線等，又涉及市政市容、生產(chǎn)、消防等部門的職能，事前要把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關(guān)部門審查和批準(zhǔn)，建設(shè)過(guò)程中還需要這些部門進(jìn)行檢查等。

三是周密的組織協(xié)調(diào)階段。大型活動(dòng)是復(fù)雜的開放型系統(tǒng)，諸多活動(dòng)板塊和環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生不特定的溝通對(duì)象，每個(gè)對(duì)象都要采用相應(yīng)的方式與之進(jìn)行有效溝通。既要有召開協(xié)調(diào)會(huì)議形成的書面文件、會(huì)議紀(jì)要等正式溝通，也要有口頭表達(dá)、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時(shí)溝通，以確保溝通的有效性。

四是緊湊的進(jìn)程控制階段。要控制好活動(dòng)的開幕、閉幕以及各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接點(diǎn)這些節(jié)點(diǎn)。首先是開幕、閉幕時(shí)機(jī)選擇要慎重。尤其是黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動(dòng)項(xiàng)目，由于牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個(gè)好的時(shí)機(jī)來(lái)舉辦。其次要有完整的項(xiàng)目進(jìn)程計(jì)劃。包括總體計(jì)劃、分項(xiàng)計(jì)劃和滾動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容。

五是穩(wěn)妥的風(fēng)險(xiǎn)控制和應(yīng)急管理。在某種程度上，活動(dòng)進(jìn)程控制得好不好，活動(dòng)策劃得是否周密，關(guān)鍵在于能否通過(guò)對(duì)活動(dòng)中發(fā)生意外的概率分析，制定完備的應(yīng)急預(yù)案，以防止意外的發(fā)生。要牢固樹立“零風(fēng)險(xiǎn)”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預(yù)防可能風(fēng)險(xiǎn)的工作方案。