在工作中，團(tuán)隊(duì)合作是必不可少的。很多時(shí)候，決策依賴于不同人的專業(yè)知識，需要討論決定。

會議是把不同的人組織起來討論的途徑之一，但如果會議缺乏目標(biāo)和掌控力，就會浪費(fèi)時(shí)間。

因此，要組織一場有效的會議，懂得如何計(jì)劃、準(zhǔn)備和主持非常重要。

一、會前準(zhǔn)備

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收集與會人員的意見。一旦你知道了自己要主持一場會議，首先要做的就是花點(diǎn)時(shí)間跟與會人員交流（特別是重要的與會人員）。了解他們有無特別要探討的內(nèi)容，若有，記錄下來，寫議程的時(shí)候用得到。

詢問與會人員想要探討的內(nèi)容，不僅有利于你撰寫議程，還有利于讓與會人員在會議開始前就加入到會議的組織中來。因?yàn)樗麄冎雷约宏P(guān)心的內(nèi)容會在會上探討，自然會多花心思。

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寫會議議程，并在會前分發(fā)給與會人員。議程不僅可以幫助主持人掌控好時(shí)間，還可以幫助與會人員了解會議的詳細(xì)信息，例如開會時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員等。更重要的是，議程上會列明議題，與會人員可以事先做好必要的準(zhǔn)備。在開會前，把議程發(fā)給每一位與會人員，如果是非常重要的會議，議程更要提早幾天發(fā)。

議程中必須列明每項(xiàng)議題的討論時(shí)間?？赡茉谟懻摰倪^程中，有些議題需要更長的時(shí)間，有些需要的時(shí)間少些，到時(shí)可以做相應(yīng)的調(diào)整。但至少做一個(gè)粗略的議程計(jì)劃表，可以幫助你的會議不跑題。

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收集議題相關(guān)信息及以往的會議資料。與會人員不一定都了解議題內(nèi)容，有些可能沒參加過以往相關(guān)的會議，即使參加過的人也可能不記得討論內(nèi)容了。因此，作為會議主持人，你先了解下以往會議的相關(guān)信息，讓與會人員回憶起曾經(jīng)討論過但沒有得出結(jié)論的議題，而這些議題需要在這場會議上繼續(xù)探討。你可以從會議記錄員那里獲得以往會議的紀(jì)要。

會議紀(jì)要可能會給你提供很大的幫助。因?yàn)榧o(jì)要里面記錄了以往會議的議題，得出的重要結(jié)論，簡要而明晰。你還可以整理出重要的會議紀(jì)要，在會議前將其與議程一起發(fā)送給與會人員。

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開會前確保會場已準(zhǔn)備就緒。會議當(dāng)天，你要確保會場干凈、整潔，一切都已布置到位。此外，還要確保必要的設(shè)備能正常工作，如投影儀、電腦、展示屏等，不然會浪費(fèi)很多寶貴的會議時(shí)間。

如果你要使用PPT，你可以先行練習(xí)使用遙控器或鼠標(biāo)，讓自己熟悉這些設(shè)備。這樣就不會占用你討論重要議題的時(shí)間了。

二、主持會議

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宣布會議開始。會議時(shí)間到后，若全體與會人員都已到位（至少重要的與會人員已到位），你就可以宣布會議開始了。在開始階段，你可以先簡要介紹下自己及本次會議的目標(biāo)。接著，告知與會者每個(gè)議題的探討時(shí)間，及會議的結(jié)束時(shí)間，當(dāng)然，在時(shí)間操作過程中你可以適當(dāng)縮短或延長，但這樣做可以更有效地讓會議按照計(jì)劃進(jìn)行。如果與會人員相互之間不認(rèn)識，你可以利用幾分鐘時(shí)間點(diǎn)個(gè)到，并介紹重要的與會者。

有些公司會議的開場白和議程有固定的格式。例如，美國州縣和市政工人聯(lián)合會（AFSCME）使用的是羅伯特議事規(guī)則，通過敲小木槌開始會議，對開始議題和表決等都有詳細(xì)的規(guī)定。

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總結(jié)以往會議的重要內(nèi)容。會議的開頭是一個(gè)較為冗長的過程，但要集中與會人員的注意力，你可以從總結(jié)以往會議的重要結(jié)論開始。因?yàn)椴灰欢ㄋ腥硕剂私鈺h內(nèi)容，通過介紹相關(guān)會議結(jié)論及其它信息，讓所有與會人員都了解他們來的目的，進(jìn)而促成一個(gè)有效的會議。

你也可以讓會議記錄員朗讀以往會議的紀(jì)要，而不一定要親力親為。這樣，反而會給人更加正式的感覺。

你還可以朗讀一些與以往會議相關(guān)的報(bào)道或新聞等。

不過，如果你已經(jīng)把以往會議的紀(jì)要連同議程一起發(fā)給了大家，那么不用朗讀也可以。

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邀請重要的與會人員分享的進(jìn)展。讓相關(guān)的與會人員匯報(bào)自上次會議后的任何進(jìn)展，例如碰到的新問題、人員變化、工程進(jìn)展、決策調(diào)整等。還有自上次會議后采取的措施，有何效果，這些都是與會人員希望聽到的內(nèi)容。

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繼續(xù)探討上次會議未完的事項(xiàng)。在開始新議題之前，先完成上次議題未完的事項(xiàng)。擱得越久的問題，與會人員越不愿意負(fù)責(zé)解決這些問題。因此，在會議上將懸而未決的問題交予指定人員負(fù)責(zé)。通常，未解決的事項(xiàng)在以往的紀(jì)要里都會用“未決定”或“有待進(jìn)一步探討”標(biāo)注。

根據(jù)不同的公司文化和規(guī)定，有些會有固定的決策程序。例如，有些要求過半數(shù)的與會人員同意才算通過，而有些則要求高層領(lǐng)導(dǎo)同意通過就可以了。

對于耗時(shí)長的工程，兩次會議的間隔期可能沒有多大的進(jìn)展，沒有必要花時(shí)間探討此類話題。要探討的應(yīng)該是，需要馬上采取行動的項(xiàng)目或工程。

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接下來，探討新問題。這些新問題應(yīng)該是近期，或者說，上次會議之后，公司發(fā)展過程中出現(xiàn)的。探討出切實(shí)可行并且具體的方案，要知道留下來越多“待解決”的難題，下次會議要討論的問題也就越多。

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總結(jié)。探討過上次遺留的問題和最近出現(xiàn)的新問題之后，你需要為此次會議做個(gè)總結(jié)?？偨Y(jié)要稍微具體些，包括所有達(dá)成的共識和決定，還有在下次開會之前，與會人員需要做的工作。

這一步非常關(guān)鍵，因?yàn)檫@將是你結(jié)束本次會議之前，一次向與會人員明確他們要做的工作。

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簡要說明下次會議的討論內(nèi)容。如果你已有具體的計(jì)劃，可以說明下次會議的時(shí)間和地點(diǎn)。這樣，可以讓會議之間更有連貫性，并且讓與會人員清楚他們有多少時(shí)間可以完成指定的任務(wù)。

但這一步也不是必須的。不過，如果這次會議有很多懸而未決的議題，或者你想看看項(xiàng)目的落實(shí)和進(jìn)展情況，說明下次會議的內(nèi)容和時(shí)間是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

三、引導(dǎo)會議的探討方向，使其更加有效

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引導(dǎo)討論方向，但不要主宰。作為會議主持人，你有一項(xiàng)主要任務(wù)，那就是引導(dǎo)與會者探討與議題相關(guān)的內(nèi)容。你不需要總是闡明自己的觀點(diǎn)，也不必太過限制討論的框架，適當(dāng)開放些。在討論過程中，或許會冒出新的議題。因此，你可能需要稍微調(diào)整一下大家的討論方向，確保其始終圍繞著會議目標(biāo)進(jìn)行。

會議進(jìn)行的過程中，你要掌控好時(shí)間。如果對某一個(gè)議題討論時(shí)間過長，你很可能需要砍掉后面的一些議題，或者留到以后的會議中再作討論。如果當(dāng)前大家正在熱議的話題非常重要，你更應(yīng)該毫不猶豫地刪減或推遲后面的議題。

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鼓勵所有與會人員積極參加討論。作為會議主持人，你的另一項(xiàng)任務(wù)是確保每個(gè)人都積極參加到討論中來。如果你發(fā)現(xiàn)有相關(guān)的人員不愿發(fā)表意見，試著鼓勵他們。你不必太過明顯地指出他們的名字，因?yàn)檫@樣可能會讓他們難堪，你可以這樣說“我覺得老王的專業(yè)知識可能幫我們來解釋一下”，以鼓勵對方開口發(fā)言。

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確保每個(gè)人都知道在討論的內(nèi)容。你可能不大會注意到一點(diǎn)，那就是與會人員的專業(yè)背景不同。為了確保每個(gè)人都理解他們在討論什么，你可以將困難的問題簡化，并簡要地解釋給他們聽。

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不要逃避困難的問題。主持人還需要一定地強(qiáng)硬，以確保所有的會議目標(biāo)能夠達(dá)成。如果與會人員故意逃避困難的問題，你要想辦法讓他們討論，并得出結(jié)論。你或許會招致某些與會人員的敵對情緒，但這也是一場有效會議的必要部分。

務(wù)必記錄下重要的結(jié)論（如果有專職的錄音人員或會議記錄員，吩咐他們做好這項(xiàng)工作）。因?yàn)槟愫貌蝗菀鬃尨蠹议_始討論閉口不談的問題，你一旦要將這些寶貴的發(fā)言記錄下來。

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掌握好時(shí)間。不少人認(rèn)為開會只是在浪費(fèi)時(shí)間而已，因?yàn)樗麄兘?jīng)歷了很多沒有效率的會議。為了避免此類事件發(fā)生，作為主持人，你需要嚴(yán)格把控好時(shí)間。對于一些不太重要的話題，你可以提出留待以后的會議討論。并靈活調(diào)整會議計(jì)劃，確保與會人員的時(shí)間不被浪費(fèi)。