商務(wù)會(huì)議策劃的基本要素

１、會(huì)議名稱

商務(wù)會(huì)議策劃名稱可以反映會(huì)議的基本信息。一般來說，它可以由以下幾個(gè)方面組成：會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)，會(huì)議主題，會(huì)議類型，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議范圍，會(huì)議規(guī)賣和參與對(duì)象等，會(huì)議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言表述。商務(wù)會(huì)議策劃不僅用于會(huì)議的“會(huì)議通知”，使參加者對(duì)會(huì)議有一個(gè)好的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)備，而且用于商務(wù)會(huì)議策劃的宣傳和擴(kuò)大會(huì)議的效果。

大中型會(huì)議的名稱做成橫幅和標(biāo)語，作為會(huì)議的標(biāo)志，放置在商務(wù)會(huì)議策劃場(chǎng)地的前面或后面，稱為“標(biāo)志”。標(biāo)識(shí)必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當(dāng)或不合理而引起誤解。

２、會(huì)議議題

商務(wù)會(huì)議策劃的主題是會(huì)議根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定和討論或解決的問題。這是會(huì)議活動(dòng)的一個(gè)基本要素。商務(wù)會(huì)議策劃的主題往往必須反映會(huì)議的目的和會(huì)議的主題。通常有兩種情況產(chǎn)生話題：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定：另一種是秘書是經(jīng)過調(diào)查研究后反饋給領(lǐng)導(dǎo)的反饋，綜合信息，然后由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)決定。

商務(wù)會(huì)議策劃在一些主要的代表會(huì)議，首先由大會(huì)秘書處的代表提出“建議“，然后提交經(jīng)濟(jì)及局審查和批準(zhǔn)，可以成為商務(wù)會(huì)議策劃的議程。會(huì)議的主題應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，以確保與會(huì)者能夠充分討論和表達(dá)他們的意見，并確保有效利用時(shí)間。

會(huì)議參會(huì)人員以下技巧安排每次會(huì)議的主題：一個(gè)主要主題和一個(gè)或兩個(gè)小主題。（二）同時(shí)將性質(zhì)相似的議題提交會(huì)議討論。（３）妥善準(zhǔn)備多項(xiàng)后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利及時(shí)間充裕的情況下作進(jìn)一步討論。

３、會(huì)議時(shí)間

需要注意的是商務(wù)會(huì)議策劃的會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議時(shí)間和會(huì)期兩方面。選擇合適的時(shí)間組合和安排合適的會(huì)議時(shí)間對(duì)整個(gè)會(huì)議的效率有重要影響。因此，會(huì)議時(shí)間的選擇和會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短是商務(wù)會(huì)議策劃中必須考慮的重要因素。

（１）會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。一般來說，需要考慮以下幾個(gè)方面：１是否適合會(huì)議組織者完成所有準(zhǔn)備工作。 ２是否方便參加者，特別是會(huì)議的核心人物參加。 ３會(huì)議期間的自然因素。例如，當(dāng)?shù)丶竟?jié)性氣候的變化，盡量避免在氣候變化的季節(jié)和地區(qū)聚集。

（２）會(huì)議時(shí)間通常是指整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間長(zhǎng)度。會(huì)議可以短或長(zhǎng)，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時(shí)、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長(zhǎng)度，應(yīng)考慮以下因素：１）主題的數(shù)量。（２）議程簡(jiǎn)繁。（３）彈性適中。對(duì)于較長(zhǎng)的療程，應(yīng)適當(dāng)安排時(shí)間間隔。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)會(huì)議所需的時(shí)間，在商務(wù)會(huì)議策劃中明確規(guī)定，及時(shí)通知與會(huì)人員，以便與會(huì)人員有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。

４、會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)是指舉行會(huì)議的地點(diǎn)，也可以特指舉行會(huì)議的地點(diǎn)。為使會(huì)議產(chǎn)生預(yù)期效果，應(yīng)考慮場(chǎng)地面積、交通條件、服務(wù)水平以及環(huán)境和設(shè)備的適宜性等因素，取決于會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模。就重要會(huì)議而言，在選擇地點(diǎn)時(shí)必須考慮到這些會(huì)議的政治影響或經(jīng)濟(jì)影響。

一般來說，選擇專業(yè)場(chǎng)地會(huì)省下不少麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場(chǎng)地的租金也會(huì)較昂貴。商務(wù)會(huì)議策劃者應(yīng)執(zhí)行會(huì)議次數(shù)，確定租用時(shí)間，并結(jié)合自己的會(huì)議預(yù)算。選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)。

會(huì)議策劃的一些要素

１、會(huì)議活動(dòng)目的

會(huì)議活動(dòng)目的的制定需要對(duì)傳播主體有一個(gè)的分析。因此策劃會(huì)議活動(dòng)前，一定要對(duì)企業(yè)形象現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，從而為選擇的活動(dòng)目標(biāo)和方法提供依據(jù)。一般來說，會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)需服從于樹立企業(yè)形象這一總體目標(biāo)，且會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)應(yīng)明確、具體，具有可行性和可操作性。確定你的目標(biāo)意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路。

２、會(huì)議活動(dòng)主題

會(huì)議活動(dòng)主題是對(duì)會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容的高度概括，對(duì)整個(gè)會(huì)議活動(dòng)起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計(jì)得是否精彩、恰當(dāng)，對(duì)會(huì)議活動(dòng)成效影響極大。這個(gè)被精煉出的主題具有性、相關(guān)性和易于傳播性，能輕而易舉地將活動(dòng)推向高潮，且任憑時(shí)光流逝，依舊鮮活如初。

（１）會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)，即活動(dòng)的主題必須與活動(dòng)目標(biāo)相一致，并能充分表現(xiàn)目標(biāo)；

（２）會(huì)議信息特性，即活動(dòng)主題的信息要獨(dú)特新穎，有鮮明的個(gè)性，突出本次活動(dòng)的特色；

（３）會(huì)議公眾心理，即活動(dòng)主題要適應(yīng)公眾心理的需要，主題要形象動(dòng)人，具有強(qiáng)烈的感召力。

３、參加會(huì)議活動(dòng)對(duì)象

即對(duì)目標(biāo)受眾進(jìn)行分析和定位。會(huì)議活動(dòng)是以不同的方針對(duì)不同的目標(biāo)客戶展開的，因此只有確定了目標(biāo)客戶，才能制定有效的會(huì)議活動(dòng)方案。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價(jià)值觀念、利益要求等的差異都會(huì)使目標(biāo)客戶群體呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)。會(huì)議活動(dòng)策劃不是一項(xiàng)單一的工作，而是一個(gè)有計(jì)劃的，以創(chuàng)造性的方法解決復(fù)雜具體問題的過程。但是所有這些過程都需要一個(gè)強(qiáng)有力的執(zhí)行，否則之前所做的一切努力都是竹籃打水一場(chǎng)空。

新品發(fā)布會(huì)有哪些類型

１、說明性主題

即向社會(huì)公眾宣布一項(xiàng)重要的決定 ，如經(jīng)濟(jì)組織進(jìn)行企業(yè)兼并、欲投資興建新的項(xiàng)目、某生種特殊商品要進(jìn)行價(jià)格調(diào)整等。

２、宣傳性主題

例如當(dāng)企業(yè)研制出新產(chǎn)品，而這種新產(chǎn)品又暫時(shí)沒有被社會(huì)公眾所接受時(shí)，新聞發(fā)布會(huì)的主題就是公布這條新聞并為之進(jìn)行必要的說明。

３、解釋性主題

例如，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中受到社會(huì)輿論的譴責(zé)， 產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，提供的社會(huì)服務(wù)發(fā)生了意外等。新聞發(fā)布會(huì)就是對(duì)所發(fā)生的事件進(jìn)行解釋。

新品發(fā)布會(huì)需要注意什么

１、新品發(fā)布會(huì)的常規(guī)形式

由某一商界單位或幾個(gè)有關(guān)的商界單位出面，將有關(guān)的客戶或者潛在客戶邀請(qǐng)到一起，在特定的時(shí)間里和特定的地點(diǎn)內(nèi)舉行一次會(huì)議，宣布一新產(chǎn)品。在新品發(fā)布會(huì)舉辦之前，各方各面都要顧及到。

２、新聞公關(guān)報(bào)道

活動(dòng)開展前，可以在本地知名報(bào)紙媒體上，就新品的上市進(jìn)行新聞報(bào)道，塑造該品牌的市場(chǎng)形象，提高在市場(chǎng)上的知名度和投資者對(duì)其的好感度，并為本次新聞發(fā)布會(huì)和定貨會(huì)造勢(shì)。

３、定線車宣傳

有選擇的確定幾條線路，將本次新品上市的信息通過車身的展示傳達(dá)給市民，為新品發(fā)布會(huì)造勢(shì)。

４、戶外宣傳

在活動(dòng)前利用道路沿線的中間隔離帶電桿廣告牌，發(fā)布本次活動(dòng)信息和新產(chǎn)品信息，烘托會(huì)議氣氛。

５、要注意新品發(fā)布會(huì)場(chǎng)地的選擇

場(chǎng)地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會(huì)規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會(huì)可以直接安排在企業(yè)的辦公場(chǎng)所或者選擇酒店。