活動(dòng)策劃如何確定主題
1、根據(jù)特殊時(shí)間節(jié)點(diǎn)確定活動(dòng)主題
借用時(shí)間節(jié)點(diǎn)做活動(dòng)是最常見的理由，往往可以形成周期性的活動(dòng),如法定節(jié)假日、紀(jì)念日、周年等。適用活動(dòng)類型:公司年會,品牌周年紀(jì)念活動(dòng),學(xué)術(shù)年會,行業(yè)年會,五一等活動(dòng)。
特點(diǎn):活動(dòng)周期具有規(guī)律性,容易給客戶留下印象。但是,公共節(jié)假日活動(dòng)過于泛濫,倘若不能別出新意鶴立雞群,那就難免沉于流俗了。
2、 根據(jù)產(chǎn)品或企業(yè)動(dòng)態(tài)確定活動(dòng)主題
利用產(chǎn)品、企業(yè)新動(dòng)態(tài)做活動(dòng)，可以不受時(shí)間、季節(jié)的影響，靈活運(yùn)用可以達(dá)到很好的品牌宣傳效果。適用活動(dòng)類型:新聞發(fā)布會、新產(chǎn)品發(fā)布會、經(jīng)銷會等。
特點(diǎn):需要策劃人員對產(chǎn)品、企業(yè)有深入的理解,能夠抓住客戶的興趣點(diǎn)引導(dǎo)、組織。
3、根據(jù)熱門事件/熱點(diǎn)確定活動(dòng)主題
熱點(diǎn)所在,眼球所向,都是的活動(dòng)噱頭。社會熱點(diǎn)、科技熱點(diǎn)、娛樂熱點(diǎn)以及各個(gè)行業(yè)的熱點(diǎn)概念,都可以轉(zhuǎn)化為活動(dòng)所用,也就是“借勢”。適用活動(dòng)類型:主要用于專業(yè)性質(zhì)的會議活動(dòng),如醫(yī)藥行業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療"活動(dòng)。
特點(diǎn):有所為有所不為,追熱點(diǎn)需要掌握尺度,有一些熱點(diǎn)帶來的效果可能會適得其反。
4、通過聯(lián)合舉辦確定活動(dòng)主題
這種一般會與前三種相結(jié)合,但僅有自身的獨(dú)特性。利用多個(gè)足夠影響力的主、承辦方或聯(lián)合主辦方,強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合,擴(kuò)大活動(dòng)的影響力,建立在合作關(guān)系的基礎(chǔ)之上。適用活動(dòng)類型:多用于同- -行業(yè)不同細(xì)分領(lǐng)域的主辦方，且活動(dòng)規(guī)模一般較大。
特點(diǎn):多方共同參與必然使溝通成本上升,容易暴露出更多的問題，因此務(wù)必雙方合作無間,協(xié)力完成。
會議服務(wù)需要做好哪些工作
１、及時(shí)對接督查
監(jiān)督檢查是保證會議工作順利進(jìn)行的重要組成部分。在會議的初步組織和籌備中，我們將根據(jù)工作情況適時(shí)召開工作組會議和交換會議?？刂乒ぷ魅蝿?wù)和工作流程，執(zhí)行每個(gè)小組的工作進(jìn)度。協(xié)調(diào)解決工作中的困難和問題。在長時(shí)間的大型會議活動(dòng)中，我們每天召開工作組會議，及時(shí)與工作情況溝通，對第二天的工作進(jìn)行抽查，檢查遺漏和補(bǔ)充，確保沒有遺漏；
２、搞好跟蹤服務(wù)
在會議服務(wù)的工作中，我們把會后跟蹤服務(wù)作為整個(gè)會議服務(wù)工作的主要內(nèi)容之一，組織成工作過程，明確職責(zé)分工。在會議工作中，在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓名單時(shí)，我們力求明確會議期間每位領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓的活動(dòng)安排，并事先詢問與會者是否需要預(yù)訂機(jī)票和門票，提供車輛，更新房間，以及其他相關(guān)服務(wù)。需要后續(xù)服務(wù)來安排專門的跟蹤服務(wù)，以確保會議服務(wù)不會變得不切實(shí)際；
３、繪制工作流程
會議服務(wù)水平體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上，為了保證會議組織的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)清晰、易操作，我們對會議工作任務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的分解、量化和細(xì)化。繪制整個(gè)會議的工作流程和詳細(xì)的工作。明確各項(xiàng)工作任務(wù)和目標(biāo)的任務(wù)要求、完成時(shí)間、承建商。工作規(guī)則和程序分發(fā)給工作組和工作人員。各工作組和會議人員根據(jù)整個(gè)工作流程、工作流程圖。
４、加強(qiáng)會前查驗(yàn)
會議前檢查是確保會議組織不出錯(cuò)的重要步驟，會議前檢查主要包括會議現(xiàn)場檢查和相關(guān)工作對接。為現(xiàn)場檢查，我們打印了服務(wù)檢查的時(shí)間表。檢查內(nèi)容分為領(lǐng)導(dǎo)審核、座位安排核實(shí)、資料備份、新聞報(bào)道安排等２２個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目都要正確核對，然后由負(fù)責(zé)人簽字，以確保組織中沒有錯(cuò)誤。會議和服務(wù)。工作聯(lián)系的核實(shí)主要是在主題會議后核實(shí)相關(guān)活動(dòng)和服務(wù)的執(zhí)行情況。會議結(jié)束后，如果有一次參觀活動(dòng)的會議，核實(shí)車輛調(diào)度和車輛維修人員的情況；會后，將召開團(tuán)體照片任務(wù)會議，現(xiàn)場施工、座位安排和安排；
５、制定詳細(xì)方案
科學(xué)細(xì)致的工作計(jì)劃是做好會議工作的基礎(chǔ)，每次接到會議任務(wù)，都要根據(jù)會議的主題和時(shí)間表認(rèn)真研究會議工作，制定會議工作計(jì)劃。并根據(jù)會議規(guī)格、人員數(shù)量、日程安排，設(shè)立相應(yīng)的工作組，明確各組的職責(zé)劃分。
影響會議服務(wù)質(zhì)量的因素
１、會議臺、椅、臺布、杯具
會議臺、椅是否堅(jiān)固、舒適，臺布是否整潔無破損、杯具是否潔凈無缺口等都會在一定程度上影響會議服務(wù)質(zhì)量；
２、服務(wù)技能與技巧
服務(wù)員對音響等設(shè)備的操作技能以及在會議過程中的服務(wù)技能與技巧，是最能直接體現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的因素之一；
３、會議室內(nèi)部結(jié)構(gòu)及裝修風(fēng)格
能在某種程度上提升會議的檔，滿足的心理上的要求。如明的客戶對會議室的高度、燈具或地毯顏色等都會有特殊的要求；
４、音響及視聽設(shè)備
現(xiàn)在各酒店的會議室基本都配備了有線、無線麥克風(fēng)、電腦、投影儀等設(shè)備，但這些設(shè)的質(zhì)量在很大程度上決定著會議服務(wù)質(zhì)量，試想如果在會議進(jìn)行中，麥克風(fēng)發(fā)生嘯叫或投影儀投不出圖像，這次會議的效果可想 而知。
５、衛(wèi)生
包括會場內(nèi)及會場周邊的環(huán)境衛(wèi)生、服務(wù)人員的個(gè)人衛(wèi)生等。當(dāng)大家從整潔的會場外步入整潔的會場內(nèi)，見到的是身著干凈的工服、梳磁卡整齊的頭發(fā)、面還微笑的服務(wù)員時(shí)，定會留下良好的印象；
大型會議活動(dòng)策劃的環(huán)節(jié)
１、策劃
我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、會議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ)。
２、咨詢
在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。
３、考察
在雙方進(jìn)一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
４、確定
這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致－－我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
５、執(zhí)行
嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
６、結(jié)算
雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。