展臺搭建設(shè)計(jì)人員常常會認(rèn)為預(yù)算是一件的事，是完美設(shè)計(jì)的障礙。設(shè)計(jì)人員對此宜現(xiàn)實(shí)，要用積極的態(tài)度接受有限的預(yù)算，在預(yù)算范圍內(nèi)，做出盡可能好的設(shè)計(jì)。
另一種情況是展臺搭建的展出者并未給設(shè)計(jì)人員明確預(yù)算。這并不意味著預(yù)算沒有上限，而是展出單位的相關(guān)人員不熟悉展覽工作，做不出預(yù)算，或怕麻煩而未計(jì)算出預(yù)算額。
實(shí)際上，這可能是很麻煩甚至是很危險(xiǎn)的情況，如果設(shè)計(jì)施工開支過多，設(shè)計(jì)人員可能會受到責(zé)備。因此，設(shè)計(jì)人員應(yīng)該堅(jiān)持要一個(gè)明確的預(yù)算，然后，堅(jiān)持在預(yù)算內(nèi)做設(shè)計(jì)。
展臺搭建的原則是好的展覽設(shè)計(jì)是和諧的。一個(gè)展臺由很多元素組成，包括布局、照明、色彩、圖表、產(chǎn)品布置、裝飾以及臺結(jié)構(gòu)。好的設(shè)計(jì)使這些元素協(xié)調(diào)地相互作用，從而幫助展出者達(dá)到展出目的。
一、舞臺服裝及會場布景采購
對于一個(gè)比較上檔次的年會來說，一定要有服裝及會場布景等方面的采購，這些都應(yīng)該在節(jié)目確定之后，與一些舞臺服裝租賃的人談合作。
二、重要合作伙伴邀請
有些大型的公司，都會在年會的時(shí)候邀請一些合作伙伴，以此來鞏固關(guān)系，這個(gè)時(shí)候也必須提前做好邀約工作，這樣才能夠讓他們提前做安排。
三、年會策劃執(zhí)行人員準(zhǔn)備
在年會策劃案出來之后，一定要將相關(guān)的任務(wù)執(zhí)行人分配好，這樣才能夠保證年會的時(shí)候，更加有秩序的將年會圓滿舉辦成功。
四、節(jié)目彩排時(shí)間的準(zhǔn)備
一般年會上節(jié)目肯定是必不可少的，但是為了減少正式表演的失誤，可以提前安排節(jié)目彩排的時(shí)間，這樣才能夠做好相關(guān)的完美表演。
五、年會整體注意事項(xiàng)的培訓(xùn)
每場年會的成功舉辦，自然不能夠被細(xì)節(jié)破壞，這個(gè)時(shí)候一定要注重年會整體細(xì)節(jié)的提前培訓(xùn)，讓參與人員注意好整個(gè)細(xì)節(jié)把控，才能更加完美呈現(xiàn)。
對于一個(gè)企業(yè)年會的成功舉辦，必須要提前做好相關(guān)的準(zhǔn)備，只有將需要的內(nèi)容和材料準(zhǔn)備好，這樣才能夠更好地將年會展現(xiàn)的更好，才能夠贏得滿堂彩。
企業(yè)舉辦年會活動的5大必要流程，通過認(rèn)知這5大流程，熟悉每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這樣才能舉辦一場成功的企業(yè)年會。一、成立公司年會小組
公司年會通常會由一個(gè)Committee來負(fù)責(zé)，主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源來為年會服務(wù)。一般年會的Committee的成員會是各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)指派本部門的活躍份子參加。Committee負(fù)責(zé)整個(gè)年會的前期策劃和后期執(zhí)行。Committee會在初期推選一名總負(fù)責(zé)人，組織并安排所有人員的工作內(nèi)容和時(shí)間管理。成員之間的能力、資源互補(bǔ)搭配也很重要，因?yàn)槭菑母鱾€(gè)部門臨時(shí)抽調(diào)的人員，總負(fù)責(zé)人必須能夠發(fā)揚(yáng)每個(gè)人身上的長處，在短期內(nèi)組成一個(gè)團(tuán)結(jié)而強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)為年會服務(wù)。
二、主題選定
年會的主題既搶眼又精練地表達(dá)了當(dāng)次年會的主要方向。擬定出色的主題，首先需要對企業(yè)的市場情況、品牌情況以及活動目的進(jìn)行充分的了解，特別是企業(yè)想通過此次年會傳遞的信息。其次，還需注意擬定的活動主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位吻合。
現(xiàn)場的氣氛是像一家人聚會般的溫馨，也是需要熱烈的高潮。依據(jù)選定好的主題，背景板、會場的布置和環(huán)節(jié)的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個(gè)步驟，在活動整體調(diào)性明確之后，也就確定了活動主題的方向。（某外企一年的年會上，公司希望調(diào)動每一位員工的積極性，在第二年創(chuàng)造出更大的成績，同時(shí)也希望利用的年會，讓每一個(gè)人都玩得開心。因此這一年年會的主題選定為：Red Hot，中文為：火舞激情。）年會年年做，每個(gè)公司都做，在基本達(dá)到目的之后，公司客戶一定會希望每年的年會有出人意料和與眾不同的創(chuàng)意，給所有參加人一個(gè)驚喜。而創(chuàng)意的體現(xiàn)也表現(xiàn)于一個(gè)具有感染力的活動主題，貫穿整體活動的活動主線，以及活動中的若干亮點(diǎn)。下面我們還會具體談到如何在執(zhí)行當(dāng)中來獎(jiǎng)創(chuàng)意貫徹到底。
三、場地選擇
場地的選擇一定要合理，主要參照值是參加年會的人數(shù)及環(huán)節(jié)設(shè)置的需要。同樣是100人參加的年會，如果在環(huán)節(jié)上沒有復(fù)雜的表演及環(huán)節(jié)，那么現(xiàn)場需要一個(gè)簡單的舞臺及可以容納下10桌就可以；如果在環(huán)節(jié)上需要有表演，頒獎(jiǎng)及特邀嘉賓一些復(fù)雜的環(huán)節(jié)，現(xiàn)場對舞臺及燈光音響視頻的要求就會相對復(fù)雜，那么所需要的場地就會更大。另上，一般的年會會選在酒店的宴會廳進(jìn)行，有時(shí)，一些公司希望活動可以進(jìn)行的獨(dú)特，所在在場地的選擇上也會相對獨(dú)特。比如像特色的酒吧，或是戶外的場所，如果在資金的允許下，更選擇在風(fēng)景好溫度適宜的海邊，感覺會更放松一些。
四、時(shí)間確定
年會是一個(gè)公司的活動，可以把各個(gè)部門的人員聚集在一起，時(shí)間的選定是非常重要的。即可以不耽誤工作，又可以聚集所有的人，這就是需要Committee的成員發(fā)揮他們的特長了。
五、環(huán)節(jié)設(shè)定
公司年會的必有項(xiàng)目是領(lǐng)導(dǎo)致辭，年度各種獎(jiǎng)?lì)C獎(jiǎng)，員工才藝表演，抽獎(jiǎng)，互動游戲等。有時(shí)公司也會因?yàn)槟承┰蛱貏e邀請一些知名的嘉賓來參加。在這個(gè)基礎(chǔ)上，如何獎(jiǎng)年會活動做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個(gè)環(huán)節(jié)。以下是幾個(gè)技巧供大家參考。如何留下深刻印象：企業(yè)年會既然是企業(yè)員工相互增進(jìn)了解的重要平臺之一，讓企業(yè)的員工對年會留下深刻的印象就顯得格外重要了。因此，“是否會‘轉(zhuǎn)身就忘記’”就成為了衡量一個(gè)企業(yè)年會成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。
年會策劃人員組織
1、地點(diǎn)選擇：年會地點(diǎn)的選擇，戶外還是戶內(nèi)。
2、餐飲管理：年會餐飲的管理，吃什么、喝什么。
3、節(jié)目策劃：年會準(zhǔn)備哪些節(jié)目，員工內(nèi)部節(jié)目還是邀請專業(yè)演出團(tuán)隊(duì)表演。
4、流程安排：領(lǐng)導(dǎo)上場時(shí)間安排，節(jié)目時(shí)間安排，晚會整體時(shí)間控制。