南通認(rèn)證、認(rèn)證公司、南通認(rèn)證、認(rèn)證培訓(xùn)
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摘要：審核記錄是審核活動的一個重要組成部分，應(yīng)予以足夠重視。針對公司近年來體系內(nèi)部審核記錄中存在的問題及原因分析，根據(jù)個人工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)歸納出一些簡單實(shí)用的審核記錄的原則和方法，以促進(jìn)公司質(zhì)量管理相關(guān)工作。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)場審核 記錄
在質(zhì)量管理體系審核中，現(xiàn)場審核記錄是收集審核證據(jù)并形成審核發(fā)現(xiàn)全過程的文字記載。必要時，審核記錄可為追溯提供事實(shí)依據(jù)，也可為下次審核方案的策劃提供參考，以保持審核的連續(xù)性，是審核案卷中最重要的一部分。
公司質(zhì)量管理體系建立并運(yùn)行已達(dá)7年，期間經(jīng)歷了大大小小無數(shù)次的內(nèi)外部審核，也培訓(xùn)和煅練了很多質(zhì)量體系內(nèi)審員。審核記錄是審核員在現(xiàn)場審核中的一項(xiàng)基本工作，相信對所有內(nèi)審員來說都不陌生。作為公司標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理人員，我認(rèn)為審核記錄的好壞，不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現(xiàn)了一名審核員把握現(xiàn)場審核的能力。那么如何做好現(xiàn)場審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？對此，我將自己在此項(xiàng)工作中的一些心得、經(jīng)驗(yàn)作了收集整理，以供大家參考。
一、公司質(zhì)量管理體系審核記錄中普遍存在的問題
由于公司內(nèi)審員都是兼職身分，平常各自工作繁忙，對質(zhì)量審核工作接觸、了解不多，往往也就是在每年一次的公司質(zhì)量管理體系內(nèi)審中才會編制檢查表，記錄審核情況，因此難免會因不熟悉標(biāo)準(zhǔn)條款要求，現(xiàn)場取證經(jīng)驗(yàn)不足，在審核技巧或現(xiàn)場把握能力等方面存在一些問題。從公司近幾年質(zhì)量體系內(nèi)審的審核記錄來看，主要存在以下幾個方面的問題：
1、
記錄內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)條款要求有所偏離，不夠準(zhǔn)確。如：5.5.3
內(nèi)部溝通
的審核，常見記錄內(nèi)容是經(jīng)常溝通，非常有效。
2、
記錄內(nèi)容有判斷無事實(shí)，即記錄中有明確的符合要求的結(jié)論，但無事實(shí)依據(jù)。如：7.3.2設(shè)計和開發(fā)的輸入的審核，記錄內(nèi)容是查07128S 07年黔西南農(nóng)村電信用房工程設(shè)計，記錄完整。該項(xiàng)目設(shè)計的開發(fā)輸入的內(nèi)容是什么、是誰、什么時間輸入的不知道。又如：5.5.1職責(zé)、權(quán)限的劃分審核，記錄內(nèi)容是問XXX，回答正確。答的是什么卻無從知曉，根本無法判定是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
3、
記錄過于簡單，缺少實(shí)際內(nèi)容，無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)。如：8.2.2顧客滿意的審核，記錄內(nèi)容是有采集記錄及分析結(jié)果，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)。又如：7.5.1生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制審核，記錄內(nèi)容是查服務(wù)報告，無問題，顧客反饋情況較好。
二、審核記錄的作用
根據(jù)國標(biāo)中質(zhì)量管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的闡述，審核記錄的作用可概括為記錄審核證據(jù)、記錄審核發(fā)現(xiàn)、為審核結(jié)論和認(rèn)證決定提供支持依據(jù)三個方面。因此，要滿足以上要求，審核記錄應(yīng)包括足夠的細(xì)節(jié)，使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況，判斷認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)要求是否得到有效實(shí)施。記錄中應(yīng)記有每個符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)，用以支持認(rèn)證決定的判斷。
在審核工作中，按照每一次的審核計劃，審核總體時間是一定的，審核記錄占用時間的多少會直接影響到其它審核活動的時間用量。作為審核員，只有明確了審核記錄的作用，才能更好地把握審核記錄的詳略程度，從而找到審核記錄與其它審核活動的時間平衡點(diǎn)，切實(shí)提高現(xiàn)場審核的有效性和效率。
三、審核記錄的記錄原則
從審核記錄的作用，我們可知審核記錄應(yīng)表述審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)。但審核證據(jù)如何界定？審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)又該記到什么程度呢？
在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則有關(guān)，但也有的信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則無關(guān)，后者不是審核證據(jù)，前者如果未經(jīng)證實(shí)也不是審核證據(jù)，凡是不屬于審核證據(jù)的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)堅持以下原則：
1、反映抽樣量。審核是通過適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產(chǎn)品實(shí)物、工作現(xiàn)場等。適當(dāng)?shù)某闃樱褪菍徍怂@得的樣本量對總體應(yīng)有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結(jié)論和認(rèn)證決定的支持，審核員在現(xiàn)場審核時應(yīng)首先詢問抽樣對象在審核期內(nèi)的總量，再根據(jù)3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細(xì)記錄，以明確反映審核抽樣的情況。
2、有可重現(xiàn)、可追溯性。證據(jù)的一個重要屬性是真實(shí)性，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實(shí)存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現(xiàn)場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關(guān)文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設(shè)備時，要記下有關(guān)儀器、設(shè)備的編碼/編號。
3、要適度簡明扼要。
實(shí)際審核經(jīng)驗(yàn)告訴我們，現(xiàn)場審核必須嚴(yán)格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進(jìn)行審核調(diào)查。如何做到適度簡明扼要，通過一個例子進(jìn)行說明。
審核某部門正處于所審復(fù)核階段的某工程項(xiàng)目是否按規(guī)定進(jìn)行了設(shè)計和開發(fā)的評審、驗(yàn)證（GB/T19001-2000標(biāo)準(zhǔn)7.3.4、7.3.5條）。檢查該項(xiàng)目的所有《設(shè)計文件審核記錄》，一審、所審在規(guī)定時間內(nèi)完成，《審核記錄》中有審核意見及復(fù)核，且內(nèi)容互為關(guān)聯(lián)呼應(yīng)，相關(guān)責(zé)任人簽字完備，評審、驗(yàn)證結(jié)論為滿足要求，即審核發(fā)現(xiàn)是合格的。
在這種情況下，記錄該項(xiàng)目的名稱和設(shè)計編號，各階段/環(huán)節(jié)《設(shè)計文件審核記錄》的編號，責(zé)任人及相應(yīng)時間即可，不必詳細(xì)記錄《設(shè)計文件審核記錄》中的各種數(shù)據(jù)、意見;如該部門不能提供相應(yīng)階段的《設(shè)計文件審核記錄》，則構(gòu)成不符合，審核記錄中要特別記錄該時間段;如該部門對此項(xiàng)目的評審、驗(yàn)證未按公司相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行，或《設(shè)計文件審核記錄》中有重要缺項(xiàng)、內(nèi)容/數(shù)據(jù)不一致、審核未通過卻放行等，也構(gòu)成不符合，應(yīng)同時詳細(xì)記錄下相關(guān)事實(shí)、數(shù)據(jù)。
四、審核記錄的一些具體方法
在審核工作中，通常運(yùn)用問、查、看的方式進(jìn)行審核。對照不同方式，結(jié)合以往的審核經(jīng)歷，我大致總結(jié)、歸納出一些通用的記錄方法。
（一
通過詢問、交談方式進(jìn)行審核的記錄方法：
1、
記錄回答、交談?wù)叩男彰?、職?wù)和所屬部門（審核證據(jù)）;
2、
記錄回答問題的要點(diǎn)、主要內(nèi)容（審核證據(jù)）;
3、
記錄對回答問題、交談內(nèi)容的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
例：問如何進(jìn)行產(chǎn)品防護(hù)？相關(guān)職責(zé)及相應(yīng)工作有哪些？
記錄：回答者XXX，市場部主任。產(chǎn)品防護(hù)一般分兩個階段，項(xiàng)目進(jìn)行中的產(chǎn)品防護(hù)工作主要由各生產(chǎn)部門、項(xiàng)目組負(fù)責(zé)，要注意相關(guān)資料的保存、保密等。項(xiàng)目完成后的產(chǎn)品防護(hù)工作由市場部負(fù)責(zé)，主要是設(shè)計/咨詢文本的出版和分發(fā)，負(fù)責(zé)設(shè)計/咨詢文件的搬運(yùn)、儲存、包裝等防護(hù)工作，并按規(guī)定完善交接手續(xù)，需郵寄的就作機(jī)要文件或特快專遞處理。符合公司《設(shè)計過程控制程序》、《各部門及各級各類人員職責(zé)》規(guī)定。
（二）
通過查閱方式進(jìn)行審核的記錄方式：
1、記錄受審核人員姓名、職務(wù)和所屬部門（審核證據(jù)）;
2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據(jù)）;
3、記錄所抽查書面材料的數(shù)量;
4、記錄審核判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
例： 查公司2007年生產(chǎn)、服務(wù)提供工作開展、完成情況。
記錄：問市場部主任張XX，公司2007年《服務(wù)報告》共30份。抽查其中編號為GzcdcJL23 SCB07-03、08、09、015、012、020、021、026、030共9份《服務(wù)報告》記錄，其中SCB07-015， XXX部門XXX員工參加XXX建設(shè)單位XXX項(xiàng)目方案評審會，顧客XXX反饋意見為不滿意，市場部未能提供針對此份《服務(wù)報告》采取的原因分析及相應(yīng)措施記錄。詳見不合格報告
（三）對產(chǎn)品進(jìn)行審核的記錄：
1、記錄產(chǎn)品所處地點(diǎn)（審核證據(jù)）;
2、記錄產(chǎn)品特征標(biāo)記（審核證據(jù)）;
3、記錄審核的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
例：查05243S XX中醫(yī)院綜合大樓施工圖設(shè)計修改。
記錄：查05243S工程項(xiàng)目共有10次修改，其中2006.10.15.簽發(fā)的《設(shè)計修改通知單》 GzptiJL19 JZY-05243S-FJ05修改內(nèi)容為根據(jù)施工單位技術(shù)核定單所提內(nèi)容，對XX中醫(yī)院綜合大樓施工中問題，作如下處理，現(xiàn)場未能提供修改內(nèi)容中所提到的施工單位技術(shù)核定單。詳見不合格報告
（四）對過程進(jìn)行審核的記錄方法：
1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務(wù)、資格（審核證據(jù)）;
2、記錄此過程工作/作業(yè)名稱（審核證據(jù)）;
3、記錄主要工作/作業(yè)內(nèi)容（審核證據(jù)）;
4、記錄審核的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
例：查XXX部門工程勘察工作是否符合公司相關(guān)規(guī)定。
記錄：抽查06074Y 遵義電信萬福橋小區(qū)模塊局新建設(shè)備安裝工程，《工程勘察記錄》GzptiJL11 SBS-06074Y，勘察地點(diǎn)：遵義，起止時間：2007.3.20-3.24.，勘察人員：朱XX、趙XX?？辈焯峋V于3.18.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人劉XX批準(zhǔn)?？辈煊涗洝⒖辈靺R報方案結(jié)論于3.24.經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人朱XX、部門負(fù)責(zé)人劉XX批準(zhǔn)通過。符合《勘察作業(yè)指導(dǎo)書》、《設(shè)計過程控制程序》、《崗位能力評定條件》規(guī)定。
總之，進(jìn)行現(xiàn)場審核記錄時，審核員應(yīng)根據(jù)具體環(huán)節(jié)和審核現(xiàn)場實(shí)際情況，靈活運(yùn)用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息。同時，做好現(xiàn)場審核記錄，提高現(xiàn)場審核質(zhì)量，與審核員自身的語言表達(dá)、溝通、文字書寫能力也有一定關(guān)系。但我認(rèn)為其中最關(guān)鍵的，還是審核員是否具有較高的工作責(zé)任心，是否重視審核記錄。我相信，只要每一個審核員都能重視做好審核記錄，不怕多寫多練，不斷努力提高自己的審核記錄水平，就能在審核過程中準(zhǔn)確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據(jù)，使記錄真實(shí)可靠，提供符合要求的、可信的審核報告，圓滿完成每一次審核任務(wù)。
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